Alle Module einer Veranstaltung in einem System
Kein Toolwechsel, keine doppelte Datenpflege: jedes Modul arbeitet auf demselben Datenstand.
Anfragen & Inbox
Eingehende E-Mails und Formulare werden automatisch zu strukturierten Anfragen – inklusive Verfügbarkeitsprüfung und Verantwortlichkeit.
Angebote
Angebote mit Positionen, Zwischensummen, Agenda und Personalplan. Kunden unterschreiben digital, das PDF wird archiviert.
Eventplanung
Aus dem angenommenen Angebot entsteht automatisch das Event: Räume, Zeiten, Technik, F&B, Schichten und Aufgaben.
Teilnehmermanagement
Einladungen, RSVP über die Event-Landingpage, Check-in und Matchmaking – DSGVO-konform mit Sichtbarkeits-Opt-out.
Auswertung & Learnings
Nachbereitung mit Feedback-Matrix, Umsatzreports, Heatmap der Auslastung und automatisch konsolidierten Learnings.
KI-Copilot
Ein Assistent, der Angebote entwirft, Aufgaben verteilt, Daten pflegt und Fragen zu deinen echten Eventdaten beantwortet.
Für wen und wofür EventBeat gebaut ist
Neun typische Szenarien aus dem Veranstaltungsalltag – von der Anfrage im Sales bis zur Arbeitszeit-Dokumentation. Jedes Szenario zeigt, welche Module zusammenspielen.
Den operativen Ablauf Schritt für Schritt zeigt die Seite zur Eventplanung Software.
Turn every inquiry into a signed offer.
Inbox, qualification, AI-drafted offers, e-signature and pipeline — one calm flow from first email to confirmed booking.
See how it worksEvery team aligned, every shift staffed.
Run-of-show, shift plan, kitchen briefing and stocktake live in one place — your ops team stops chasing PDFs.
See how it worksFrom save-the-date to last drink.
Send branded invites, run the waitlist live, check everyone in calmly — and let your programme run without anyone clutching a clipboard.
See how it worksNo queue. No clipboard. No drama.
Guests scan one QR code and they're in. Your team sees a live counter, finds anyone by name in two keystrokes, and looks like magicians at the door.
See how it worksAI introduces the right people, at the right table.
EventBeat reads every profile, suggests intros that actually make sense, and turns small talk into pipeline.
See how it worksRun a series, not a one-night stand.
Reuse guest lists, track who shows up where, and grow a community that books tickets before you publish the agenda.
See how it worksFrom menu to plate, perfectly briefed.
Build menus, capture allergens and dietary needs, and send the kitchen a clean briefing — no last-minute surprises.
See how it worksStay compliant without the paperwork.
Shift-accurate time tracking, breaks, rest periods and exports for DATEV/Simba — pass every audit calmly.
See how it worksAn AI that knows your venue inside out.
Ask for availability, draft offers, summarise events or generate briefings — your venue data, one chat away.
See how it worksWarum Teams wechseln
- Anfragen gehen nicht im Postfach unter
- Angebote in Minuten statt Stunden
- Übergabe Sales → Operations ohne Informationsverlust
- Auslastung und Umsatz jederzeit sichtbar
- DSGVO-konform mit AVV und Löschkonzept
- Custom-Anpassungen innerhalb von 48 Stunden
Häufige Fragen
Was ist eine Veranstaltungsmanagement Software?
Eine Veranstaltungsmanagement Software bündelt alle Schritte einer Veranstaltung in einem System: Anfrage, Angebot, Planung, Durchführung, Teilnehmer und Nachbereitung. Statt Excel, Mailpostfach und Kalender arbeiten Sales, Operations und Service auf einem gemeinsamen Datenstand.
Für wen ist EventBeat geeignet?
Für Eventlocations, Tagungshäuser, Veranstaltungsagenturen und Inhouse-Eventteams, die regelmäßig Anfragen bearbeiten, Angebote schreiben und Veranstaltungen operativ durchführen.
Ersetzt EventBeat unser CRM und die Angebotserstellung?
Ja. Kontakte, Firmen, Pipeline, Angebote mit digitaler Signatur und die operative Eventplanung sind Teil derselben Software – ohne Datenübertragung zwischen Tools.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Zugang ist sofort nutzbar, Räume, Preise und Vorlagen sind in wenigen Stunden eingerichtet. 30 Tage Testphase, monatlich kündbar.
Ist die Software DSGVO-konform?
Ja. Hosting in der EU, AVV, dokumentiertes Löschkonzept, automatische Anonymisierung von Gästedaten nach der Veranstaltung sowie Auskunfts- und Löschanfragen direkt in den Einstellungen.